30 ВВЕДЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИЮ
Важно позаботиться о введении работников в организацию с помощью эффективных вводных мер, описанных в данной главе.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЯ
Введение в организацию – это процесс радушного приема работников, впервые пришедших на работу в компанию, и предоставление им базовой информации, которая им необходима, для того чтобы быстро и успешно адаптироваться и начать работать. Введение имеет четыре цели:• смягчить предварительные стадии, когда, вероятно, все кажется новичку странным и незнакомым;
• быстро выработать доброжелательное отношение к компании у нового сотрудника, с тем чтобы он с большей вероятностью остался в ней;
• получить от новичка полноценный результат в кратчайшие сроки;
• снизить вероятность скорого увольнения нового работника.
ПОЧЕМУ ВАЖНО ПОЗАБОТИТЬСЯ О ВВЕДЕНИИ
Введение важно по причинам, которые рассматриваются далее.СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ И НЕУДОБСТВ, СВЯЗАННЫХ С БЫСТРЫМ УВОЛЬНЕНИЕМ
Как указывал Фаулер (1996), работники с гораздо большей степенью вероятности увольняются в течение первых месяцев после приема в организацию. При этом затраты включают в себя:• затраты на наем нового работника на место уволившегося;
• вводные затраты (обучение и т. п.);
• затраты на временное замещение;
• затраты на дополнительный контроль и исправление ошибок;
• разницу между ценностью работника для компании и затратами на его зарплату и дополнительные льготы.
Эти затраты могут быть значительными и составлять до 75% годовой оплаты его труда. Для обеспечивающих работников затраты могут легко дойти до уровня 50% оплаты. Если 15 из 100 работников, которые получают в среднем $12 500 в год, уволятся в течение года, общие затраты могут составить до $90 000 – 7,5% от общей суммы зарплаты. Поэтому стоит сделать усилия, чтобы снизить эти затраты. Первое впечатление очень важно, это относится к первым четырем неделям работы. Если уделить больше внимания введению, это окупается.
ПОВЫШЕНИЕ ПРИВЕРЖЕННОСТИ
Лояльный работник – это такой работник, который идентифицирует себя с организацией, хочет в ней оставаться и готов упорно трудиться во имя организации. Первым шагом для достижения приверженности является представление организации как предприятия, на котором стоит работать. Это впечатление должно закрепиться в течение первых недель работы.РАЗЪЯСНЕНИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО КОНТРАКТА
Психологический контракт, как это описано в гл. 16, состоит из не выраженных явно, неписаных убеждений и предположений относительно того, какого поведения ожидают от сотрудников и какую ответную реакцию они могут ожидать от работодателя. Контракт касается стандартов, ценностей и установок. Психологический контракт обеспечивает основу для трудовых отношений, и чем подробнее можно узнать все аспекты контакта с самого начала, тем лучше. Вводные мероприятия продемонстрируют, что ожидает увидеть данная организация – каких норм поведения и ценностей должны придерживаться работники. Введение предоставляет возможность сообщить людям о том, как делаются дела в этой организации, для того чтобы сократить количество недоразумений, даже если их нельзя устранить полностью.УСКОРЕНИЕ ПРОДВИЖЕНИЯ ПО КРИВОЙ ОБУЧЕНИЯ
Новые работники будут следовать кривой обучения – потребуется некоторое время для того, чтобы достичь необходимого уровня показателей работы. Понятно, что длина кривой обучения и скорость обучения меняются, но важно принять меры, чтобы обучение проходило планово и систематически с самого первого дня для того, чтобы обеспечить получение максимального вклада от работника как можно быстрее.СОЦИАЛИЗАЦИЯ
Более вероятно, что работники адаптируются и будут получать удовольствие от работы в организации быстрее, если процесс социализации проходит гладко. Социальные аспекты работы – взаимоотношения с коллегами – очень важны для многих людей. Степень непосредственного влияния самого работника на процесс социализации часто ограничена. Этому следует уделить внимание в процессе знакомства с организацией, насколько это возможно, при проведении мероприятий, описанных далее. Эти мероприятия таковы: прием, оформление документов, первоначальный инструктаж, знакомство с рабочим местом, официальные вводные курсы и формальная и неформальная деятельность по обучению.ПРИЕМ
Большинство людей, когда начинают работать на новом месте, испытывают чувство тревоги. Какими бы внешне уверенными они ни выглядели, они могут задавать себе такие вопросы: что это за компания? как начальник будет относиться ко мне? полажу ли я с другими работниками? справлюсь ли я с работой?На эти вопросы нельзя получить ответ сразу же, но можно, по крайней мере, смягчить общий страх, обеспечив дружелюбный характер первых контактов.
При приеме сотрудника на работу Фаулер (1996) рекомендует следовать нижеприведенному проверочному листу:
• обеспечьте, чтобы человек, которого новичок встречает первым (т. е. секретарь по приему посетителей, помощник менеджера по персоналу или непосредственный начальник), знал о его предполагаемом прибытии и о том, что нужно делать, когда он появится;
• установите такое время прибытия, которое позволит избежать риска, что новичок появится раньше, чем придет на работу персонал организации;
• сотрудники, принимающие новичков, должны быть приветливыми и готовыми помочь;
• если новичок должен отправиться сразу же после прибытия на другую площадку, обеспечьте сопровождающего в случае, если добраться до нее непросто;
• избегайте заставлять новичка ждать; равномерная, неспешная и направляемая деятельность является отличным противоядием от нервозности первых дней.
ДОКУМЕНТАЦИЯ
Нового работника попросят принести форму по подоходному налогу с предыдущего места работы. Затем работнику могут быть выданы разнообразные документы, в том числе правила и литература по технике безопасности, книга с правилами, принятыми в данной компании, содержащая подробную информацию о дисциплинарных взысканиях и процедурах подачи жалоб, а также настольная книга работника.НАСТОЛЬНАЯ КНИГА РАБОТНИКА
Для знакомства с организацией может быть полезна настольная книга работника. Она не обязательно должна быть глянцевой, но в ней необходимо представить следующую информацию:• краткое описание компании – ее история, продукция, организация и руководящий состав;
• основные условия трудового найма – рабочий день, отпуска, пенсионные программы, страхование;
• оплата – шкала оплаты, когда и как выплачивают зарплату, вычеты, запросы о зарплате;
• болезни – информирование об отсутствии, больничные листы, оплата;
• отпуск;
• правила внутреннего распорядка компании, дисциплинарные процедуры;
• правила вынесения дисциплинарных взысканий;
• процедуры оценки соответствия работника;
• правила подачи жалоб;
• правила карьерного продвижения сотрудников;
• мероприятия по проведению консультирования;
• возможности обучения и повышения профессионального мастерства;
• мероприятия по охране труда и технике безопасности;
• медицинская помощь и скорая помощь;
• рестораны и столовые;
• социальные мероприятия и материальная помощь;
• телефонные звонки и корреспонденция;
• правила использования электронной почты;
• командировочные расходы и суточные.
Если организация недостаточна большая для того, чтобы было оправдано издание книги, можно просто напечатать краткое изложение этой информации.
ВВЕДЕНИЕ В КОМПАНИЮ – ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ
Знакомство с предприятием, однако, не должно ограничиваться только чтением инструкций. Член отдела кадров или другой человек, который отвечает за поддержку новых сотрудников, должен проинформировать обо всех основных правилах каждого человека или, когда принимается большое количество сотрудников, группу новичков. Таким образом обеспечивается личное общение и возможность ответить на вопросы.Когда завершается вводный инструктаж, новых работников следует проводить на их рабочие места и представить их менеджерам или руководителю команды, для того чтобы пройти вводную программу в отделе. Или же новички могут быть сразу же направлены на профессиональное обучение, а в отдел поступить позже.
ЗНАКОМСТВО С РАБОЧИМ МЕСТОМ
Новички часто обеспокоены тем, под чьим непосредственным руководством они будут работать (непосредственный начальник или руководитель группы), с кем они будут работать, чем они будут заниматься в первый день, и географией своего рабочего места (расположение входов, выходов, туалетов, комнат отдыха и столовой).Часть этой информации может быть изложена представителем отдела кадров или каким-либо помощником непосредственно на рабочем месте нового сотрудника. Но наиболее важным источником информации является непосредственный руководитель, менеджер нижнего уровня или руководитель группы.
Программа вводного инструктажа в отделе, когда это возможно, должна начинаться с руководителя отдела, а не с непосредственного руководителя группы. Этот менеджер может только поприветствовать новичка и кратко описать деятельность отдела до того, как передать новичка в руки руководителя группы для более подробного инструктажа. Но очень важно, чтобы руководитель отдела участвовал в процессе знакомства с организацией, дабы новый сотрудник не воспринимал его или ее как человека, который им не интересуется. Это, по крайней мере, означает, что новичок не будет для начальника просто именем или номером.
Лучше всего, чтобы подробный инструктаж проводил непосредственный руководитель группы, и этот инструктаж преследует следующие пять целей:
• избавить новичка от смущения;
• вызвать у нового сотрудника интерес к работе и организации;
• предоставить основную информацию об организации работы;
• рассказать о стандартах исполнения работы и поведении, которое ожидается от этого сотрудника;
• рассказать работнику об организации профессионального обучения и о том, как он или она могут совершенствоваться на этом предприятии.
Руководитель группы должен представить новичка его коллегам. Лучше всего выбрать одного члена группы для того, чтобы он был гидом или «другом» новичка. Как считает Фаулер, можно привести много аргументов в защиту того, что эти гиды должны проработать в организации не слишком большой срок. Как недавно пришедшие на предприятие, они, скорее всего, еще помнят все мелочи, которые вызывали их беспокойство, когда они начинали работу, и поэтому могут помочь новым работникам быстро освоиться.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ВВОДНЫЕ КУРСЫ
ПРИЧИНЫ ПРОВЕДЕНИЯ
Официальные вводные курсы могут обеспечить объединение принятых работников в группы для того, чтобы сразу многим людям дать последовательную и полную информацию одновременно, чего может не произойти, если возложить надежды только на непосредственных руководителей. Официальный вводный курс – это возможность донести информацию об организации, ее изделиях, услугах, миссии и ценностях с применением широкого диапазона средств, таких как видео и другие наглядные пособия, которые могут отсутствовать в отделах. Но официальные вводные курсы не могут заменить неофициальных мероприятий на рабочем месте, где лучше всего может быть достигнута самая насущная потребность – освоиться.ОРГАНИЗАЦИЯ
Следует решить, кто и когда должен посещать эти курсы. Принято объединять людей из различных отделов, но менее привычно обучать на курсах совместно людей, занимающих различные уровни. На практике с менеджерами и ведущими специалистами часто занимаются индивидуально.В идеале вводные курсы должны быть пройдены сразу после начала работы. Если есть достаточное количество новых работников, они могут занимать половину первого рабочего дня или целый день в течение первой рабочей недели. Если необходимо донести большое количество информации, можно провести позже дополнительные занятия, рассчитанные на половину дня или один день. Если неизбежны некоторые задержки, важно, чтобы непосредственный руководитель или представитель отдела кадров обеспечил новичков основной информацией в первый рабочий день. Организации, имеющие филиалы или ряд различных площадок, часто проводят вводные курсы в центральном здании, что помогает работникам ощутить себя частью целого предприятия и дает возможность показать важность головного офиса.
СОДЕРЖАНИЕ
Содержание вводного курса может быть выбрано в соответствии с потребностями организации из следующего перечня:• информация об организации – ее продукция/услуги, структура, миссия и основные ценности;
• организация и возможности обучения – официальное профессиональное обучение, самоуправляемое обучение, планы личного развития;
• процесс управления показателями работы – как это происходит и какую роль играют работники;
• техника безопасности и охрана труда – профессиональная вредность, предотвращение травм и несчастных случаев, защитная одежда, основные правила техники безопасности;
• условия работы – рабочее время, отпуски, праздники, условия выплаты по больничным листам, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за детьми;
• зарплата и дополнительные льготы – выплата окладов и сдельной оплаты, структура оплаты, пособия, подробная информация о схемах оплаты, по показателям работы, навыки и знания, данные о разделении прибылей, системе распределения доходов или организации долевого участия, программы пенсионного, социального и медицинского страхования;
• политика и методы организации работы – политика равных возможностей, правила, касающиеся сексуального и расового преследования или грубого обращения, дисциплинарные процедуры и процедуры подачи жалоб, отношение к курению;
• профсоюзы и участие работников – членство в профсоюзе, системы консультаций, соглашения, система подачи предложений.
ВВОДНОЕ ОБУЧЕНИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Большинство новичков, не относящихся к числу тех, кто проходит официальные программы профессионального обучения, будут учиться на рабочем месте, хотя это можно дополнить специальными курсами вне организации для развития конкретных навыков и знаний. Профессиональное обучение на рабочем месте может оказаться случайным, неумелым и неэкономным. Весьма желательно применять плановый систематический подход. Он может включать в себя:• анализ работы или необходимых навыков для подготовки требований к обучению;
• изначальную оценку того, что нужно узнать новичку;
• использование подготовленных коллег в качестве гидов или наставников;
• обучение руководителями групп или специально назначенными и подготовленными инструкторами из отдела;
• специальные мероприятия.
Эти мероприятия на рабочем месте могут быть дополнены организацией самообучения, обеспечением доступа к гибким обучающим системам и предоставлением рекомендаций и возможностей для учебы.
