33 ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ТРУДА
УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ТРУДА КАК ПРОЦЕСС
Управление эффективностью труда следует рассматривать как гибкий процесс, а не как «систему». Использование слова «система» подразумевает ригидный, стандартизированный и бюрократический подход, несовместимый с концепцией управления эффективностью труда как гибкого и эволюционирующего, хотя и согласованного процесса, применяемого менеджерами, работающими со своими командами, в соответствии с обстоятельствами, в которых они действуют. Управление эффективностью труда заставляет менеджеров и тех, кем они управляют, выступать в качестве партнеров, но в рамках общей структуры, созданной для того, чтобы они могли работать сообща наилучшим образом и достичь требуемых результатов.УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ТРУДА КАК ЦИКЛ
Управление эффективностью труда может быть описано как постоянный самообновляющийся цикл, как показано на рис. 33.1.
РИСУНОК 33.1Цикл управления эффективностью труда
В этой главе мы рассмотрим все части этого цикла:
• Планирование : заключение соглашения о показателях труда и развитии.
• Действие : управление эффективностью труда в течение года.
• Обзор : оценка прогресса и достижений, позволяющая подготовить планы действий и заключить соглашение относительно этих планов, а также во многих схемах, нормирование показателей труда.
Кроме того, в конце главы будет рассмотрено управление теми, кто демонстрирует недостаточно высокие показатели труда.
СОГЛАШЕНИЯ О ПОКАЗАТЕЛЯХ ТРУДА
Соглашения о показателях труда формируют основу для развития, оценки и обратной связи в процессе управления показателями труда. Они определяют ожидания в форме ролевого профиля, который устанавливает ролевые требования в терминах областей конечных результатов и компетенций, необходимых для эффективного труда. Ролевой профиль закладывает фундамент соглашения о целях и методах измерения достигнутых показателей труда и оценки уровня компетентности. Соглашение о показателях труда включает в себя любые планы улучшения этих показателей, которые могут оказаться необходимыми, а также план личного развития. Он описывает, что должен делать человек и какую поддержку со стороны менеджера он будет получать.Соглашения о показателях труда проистекают из анализа ролевых требований и обзоров показателей труда. Оценка показателей труда в прошлом ведет к анализу требований в будущем. Эти два процесса могут происходить на одной и той же конференции.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕВЫХ ТРЕБОВАНИЙ
Фундаментом управления показателями труда является ролевой профиль, определяющий роль в терминах ожидаемых ключевых результатов, того, что работник, исполняющий данную роль, должен знать и уметь делать (компетентность), и того, как он должен вести себя с точки зрения поведенческой компетентности и приверженности базовым ценностям организации. Ролевые профили необходимо обновлять всякий раз, когда разрабатывается формальное соглашение о показателях труда. Указания относительно подготовки ролевых профилей и пример такого профиля приведены в гл. 13.ЦЕЛИ
Цели или задачи (эти термины взаимозаменяемы) определяют то, что должно быть достигнуто. Постановка целей, которая выливается в соглашение относительно того, чего должен достичь исполнитель роли, является важной частью процессов управления эффективностью труда, определения и управления ожиданиями и формирует точку отсчета для обзоров результатов труда.Типы целей
Существуют различные типы целей:• Исполняемая роль или рабочие цели – все роли подразумевают цели, которые можно выразить как области ключевых результатов в ролевом профиле.
• « Мишени » ( объекты – targets ) – количественные результаты, которые должны быть получены и могут быть измерены в таких величинах, как прибыль на используемый капитал, продукция, производительность, продажи, уровень обслуживания, сокращение расходов, сокращение коэффициента брака.
• Задания / проекты , которые должны быть завершены к определенному сроку с определенными результатами.
• Поведение – ожидания относительно поведения обычно установлены в общих чертах в структуре компетентности, но иногда они определяются отдельно, под отдельным заголовком в этой структуре. Структура компетентности может иметь дело с областями поведения, связанными с базовыми ценностями, например с работой в команде, но нередко она переводит ожидания, содержащиеся в заявленных ценностях, на язык более конкретных примеров желательного и нежелательного поведения, что помогает при планировании и обзоре показателей труда.
Критерии целей
Многие организации используют правило «SMART» [1] для обобщения критериев цели.Цели должны быть:
S = Specific / stretching = Определенными / эластичными – ясными, недвусмысленными, прямыми, понятными и требующими отдачи всех сил.
M = Measurable = Измеримыми – по количеству, по качеству, по времени, по деньгам.
A = Achievable = Достижимыми – требующими напряженной работы, но исполнимыми для компетентного и ответственного работника.
R = Relevant = Адекватными – соответствующими целям организации, чтобы цели отдельного работника находились в соответствии с корпоративными целями.
T = Time framed = Ограниченными во времени – чтобы их можно было достичь за установленный промежуток времени.
Измерение показателей труда и достижение целей
Измерение – это важное понятие в управлении эффективностью труда. Это основа для предоставления и генерирования обратной связи, оно позволяет идентифицировать, где дела идут хорошо и формируется фундамент для успеха в будущем, а где ситуация обстоит не столь благополучно, и поэтому необходимо предпринять какие-то меры по ее улучшению.Измерение показателей труда представляет относительно мало трудностей для тех, кто отвечает за достижение количественных целей, например в сфере продаж. Это гораздо сложнее сделать в случае работников умственного труда, например ученых. Но этой трудности можно избежать, если провести грань между двумя формами результатов – продукцией (output) и конечным итогом (outcome).
Продукция – это результат, который можно измерить количественно, а конечный итог – это видимый эффект, являющийся результатом усилий, но не подлежащий количественному измерению.
Во всех видах работ существует конечный итог, который трудно измерять количественно в виде продукции. Но все виды работ ведут к конечному итогу, даже если его нельзя измерить количественно. Следовательно, очень часто необходимо измерять результаты труда, ссылаясь на конечный итог, к которому пришли, и сравнивая его с ожидаемым конечным итогом; конечный итог можно выражать в качественных понятиях, например достигнутой норме или уровне компетентности. Именно поэтому очень важно при согласовании целей ответить на вопрос: «Как мы узнаем, что эта цель достигнута?». Ответ на него следует дать в такой форме: «Потому что произойдет то-то и то-то». «То-то и то-то» будет определяться либо в виде продукции – выполнение или перевыполнение намеченного количественного показателя; удовлетворительное завершение проекта или задания (о том, что считать «удовлетворительным», нужно договориться заранее) или в виде конечного итога – достижение оговоренной нормы показателей труда, предоставление услуг на оговоренном уровне.
Однако при оценке результатов труда необходимо учитывать вложение в виде степени приобретенных знаний и навыков и поведения, соответствующих установленной структуре компетентности и заявлениям о базовых ценностях. Поведение невозможно измерять количественно; однако его можно оценить, сравнив с определениями хорошего и плохого поведения; можно также указать, что именно будет служить основанием для оценки поведения.
Использование измерений показателей труда
Опрос, посвященный управлению эффективностью труда и проведенный CIPD в 2003 г. (Армстронг и Барон, 2004), показал, что по степени важности респонденты указали следующие параметры показателей труда:• достижение целей;
• компетентность;
• качество;
• вклад в работу команды;
• забота о клиентах;
• трудовые отношения;
• продуктивность;
• гибкость;
• навыки/цели обучения;
• соответствие личных целей задачам организации;
• деловая осведомленность;
• финансовая осведомленность.
Планирование показателей труда
Планирование показателей труда в последовательном процессе управления эффективностью труда включает в себя заключение соглашения между менеджером и работником относительно того, что последний должен делать для достижения целей, повышения стандартов, улучшения показателей труда и выработки необходимых компетенций. Оно также устанавливает приоритеты – ключевые аспекты работы, на которые необходимо обратить первоочередное внимание. Это необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что работник понял смысл целей, стандарты выполнения работы и применение компетентности в повседневной деятельности. Это является фундаментом для превращения целей в действия.На этой стадии также достигается соглашение по поводу того, каким образом будут измерять показатели труда и на основании чего будут судить об уровне компетентности. Очень важно именно сейчас идентифицировать и до конца согласовать требования к измерениям и доказательствам компетентности, потому что и сотрудники, и менеджеры будут пользоваться ими для контроля и демонстрации достижений.
Планирование личного развития
План личного развития является планом мер по обучению, за который работники при поддержке менеджеров и организации несут ответственность. Он может включать в себя формальные тренинги, но гораздо важнее, чтобы он включал в себя широкий спектр различных видов деятельности, направленных на обучение и развитие: самоуправляемое обучение, коучинг, наставничество, работу над проектами, укрупнение технологических операций и повышение разнообразия выполняемой работы. Если в организации практикуется «круговая обратная связь», то к ней следует прибегнуть для обсуждения потребностей в развитии.План развития перечисляет согласованные действия, направленные на улучшение показателей труда и приобретение знаний, навыков и способностей. Как правило, он делает акцент на развитии в рамках текущей работы – чтобы увеличить способность человека хорошо выполнять ее, а также, что не менее важно, помочь человеку взять на себя более широкие обязанности, увеличивая его способность играть более широкомасштабную роль. Таким образом, этот план вносит свой вклад в проведение политики непрерывного развития, исходящей из того, что любой человек способен узнать больше и выполнять свою работу лучше. Но этот план также вносит свой вклад в раскрытие потенциала человека, чтобы он мог выполнять работу более высокого уровня.
УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ТРУДА В ТЕЧЕНИЕ ВСЕГО ГОДА
Важно понимать, что управление эффективностью труда – это непрерывный процесс, который демонстрирует образец хорошей управленческой практики издания распоряжений, контроля и оценки выполнения соответствующих действий. Менеджеры не должны заблуждаться, будто управление показателями труда – это нечто «особенное», что они должны делать. Напротив, это естественный процесс, это то, что делают все успешные менеджеры.Этот подход противоречит тому, который используется в общепринятых системах оценки показателей труда, которые обычно строятся на каком-либо ежегодном мероприятии, формальном обзоре и, в общем, уходят в прошлое. Ее проводит отдел кадров, зачастую поверхностно, а затем она забывается. Менеджеры продолжают управлять без всякой связи с результатами проверки, а аттестационная анкета оказывается погребена в архиве отдела кадров.
Чтобы гарантировать, что культура управления эффективностью труда создана и сохраняется, управление эффективностью труда должно иметь активную поддержку и поощрение высшего руководства, которые должны ясно понять, что оно рассматривается как жизненно важное средство достижения организацией устойчивого успеха. Высшее руководство должно подчеркивать, что управление эффективностью труда – это как раз то, чего ждут от менеджеров, и что показатели работы менеджеров будут оцениваться по тому, насколько осознанно и хорошо они занимаются этим. Очень важно, чтобы словесные заявления в поддержку управления эффективностью труда превращались в реальность и подкреплялись делами, равно как и словами тех людей, которые, в конечном итоге, отвечают за управление компанией.
Последовательность действий по управлению эффективностью труда, как описано в этой главе, только предоставляет структуру, внутри которой менеджеры, работники и группы сотрудничают любыми подходящими для них способами, дабы лучше понять, что должно быть сделано, как это должно быть сделано и что достигнуто. Эта структура и философия, которая ее поддерживает, формируют основу для обучения вновь назначенных или претендующих на должность менеджеров. Она может способствовать повышению показателей труда менеджеров, не соответствующих стандарту в этом отношении.
Формальная, чаще всего ежегодная проверка все еще является важной частью структуры управления эффективностью труда, но не самой важной. Равное и даже более заметное место отдано соглашению о показателях труда и непрерывному процессу управления эффективностью труда.
ОБЗОР ПОКАЗАТЕЛЕЙ ТРУДА
Хотя управление эффективностью труда является непрерывным процессом, необходимость проводить 1–2 раза в год формальный обзор сохраняется. Он представляет собой фокальную точку рассмотрения ключевых проблем показателей труда и развития. Такие встречи, посвященные обзору показателей труда, являются средством, с помощью которого можно воспользоваться пятью главными элементами управления эффективностью труда – соглашением, измерением, обратной связью, положительным подкреплением и диалогом.Обзор должен опираться на реальные показатели труда работника. Он должен быть конкретным, а не абстрактным; он позволяет менеджерам и работникам сообща и позитивно посмотреть, как можно улучшить показатели труда в будущем и как можно разрешить любые проблемы в области соответствия стандартам и достижения целей. Людей следует поощрять оценивать свои собственные показатели труда и становиться активными агентами изменений в деле улучшения своих же результатов. Менеджеров следует поощрять играть роль помощников, дающих наставления, указания и поддержку.
При проведении формального обзора не будет сюрпризов, если затруднения в выполнении работы выявляли и разрешали тогда, когда это следовало делать, – по мере их возникновения в течение года. Традиционные оценки зачастую являются всего лишь анализом того, чего оцениваемые достигли к настоящему моменту по сравнению с тем, с чего они начали. Управление эффективностью труда не прибегает к такому статичному и историческому подходу. Истинная роль управления эффективностью труда состоит в предвидении того, что должны сделать работники, чтобы достичь цели своей работы, ответить на новые вызовы, еще лучше использовать свои знания, навыки и способности, достичь соглашения в любых областях, где необходимо улучшить показатели труда, а также того, каким образом следует добиться этого улучшения. Этот процесс также помогает менеджерам улучшить свои руководящие способности, способы давать указания и развивать отдельных сотрудников и команды, за которые они отвечают.
Самая распространенная практика – устраивать обзор раз в год (так поступали 65% респондентов во время опроса, проведенного CIPD в 2003 г.). Дважды в год обзор проводили 27% опрошенных. Эти обзоры непосредственно выливаются в заключение соглашений о показателях труда (на этом же собрании или позднее). Можно было бы утверждать, что подобные официальные обзоры не нужны и что было бы лучше проводить неформальные обзоры в рамках нормальной практики хорошего управления по мере необходимости. Подобные неформальные обзоры весьма ценны, поскольку являются компонентом непрерывного процесса управления эффективностью труда (управления эффективностью труда в течение всего года, которое обсуждалось в предыдущем разделе). Однако в поддержку годовых и полугодовых обзоров следует сказать, что они обобщают выводы, сделанные во время предыдущих обзоров, и являются фундаментом, на котором фирма заключает новое соглашение о показателях труда и создает структуру для проведения неформальных обзоров показателей труда в тот момент, когда в них возникает необходимость.
КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ТРУДА
Критерии оценки показателей труда должны учитывать:• достижение поставленных целей;
• уровень существующих и применяемых знаний и навыков (компетентность);
• поведение на рабочем месте, влияющее на показатели труда;
• то, насколько поведение соответствует базовым ценностям организации;
• ежедневную эффективность.
Эти критерии не должны быть ограничены несколькими количественными целями, как часто бывает при использовании традиционных схем оценки. Во многих случаях самым важным моментом будет ежедневная эффективность работника и то, насколько выполнение им ключевых задач отвечает стандартам показателей труда. Нельзя считать разумной постановку новых количественных целей для некоторых видов работ каждый год. Поведению, благодаря которому получают результаты, следует уделять не меньше внимания, чем самим результатам.
Обзор можно закончить рейтингом показателей труда.
ПРОВЕДЕНИЕ ВСТРЕЧИ, ПОСВЯЩЕННОЙ ОБЗОРУ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ТРУДА
Существует 12 золотых правил проведения встреч, посвященных обзору показателей труда.1. Подготовьтесь . Менеджеры должны приготовить список оговоренных целей и свои заметки относительно показателей труда в течение всего года. У них должна сформироваться точка зрения на причины успеха или неудачи; менеджеры должны решить, кого они будут хвалить, какие проблемы с показателями труда следует упомянуть и какие шаги можно было бы предпринять, чтобы решить эти проблемы. Следует также обдумать все произошедшие изменения, поразмышлять о роли отдельных сотрудников, их рабочих и личных целях на будущее. Сотрудники тоже должны подготовиться – идентифицировать достижения и проблемы и быть в состоянии оценить свои собственные показатели труда на конференции. Они также должны отметить любые моменты, связанные со своей работой и перспективами, которые им хотелось бы затронуть во время встречи.
2. Разработайте четкую структуру . Встреча должна быть запланирована таким образом, чтобы охватить все моменты, идентифицированные во время подготовки. Необходимо оставить достаточно времени для полноценной дискуссии – встречи, проводимые в спешке, оказываются неэффективными. Для того чтобы обзор принес максимальную пользу, потребуется час или два.
3. Создайте нужную атмосферу . Успех встречи зависит от формирования неформальной атмосферы, в которой происходит полный, честный, но дружелюбный обмен мнениями. Лучше всего начать с честного общего обсуждения, прежде чем переходить к деталям.
4. Обеспечьте хорошую обратную связь . Людям необходимо знать, как они уживаются. Обратная связь должна базироваться на фактах. Обязательны ссылки на результаты, события, важные происшествия и поведенческие проявления, которые, так или иначе, повлияли на показатели труда. Обратную связь следует представлять так, чтобы люди могли признать и принять ее фактический характер – она должна быть описанием произошедшего, а не суждением. Помимо упоминания областей, где есть возможность совершенствования, следует дать положительную обратную связь по поводу тех вещей, которые человек делал хорошо. Люди с большей вероятностью будут работать над повышением показателей труда и развитием своих навыков, если почувствуют, что этот процесс дает им полномочия.
5. Продуктивно используйте время . Менеджер, делающий обзор, должен удостовериться в понимании, получить информацию и обратиться за предложениями и поддержкой. Нужно выделить время на то, чтобы сотрудники полностью выразили свои взгляды и отреагировали на комментарии менеджера. Встречу рекомендуется проводить в форме диалога двух заинтересованных и задействованных сторон, обе из которых стремятся к позитивному результату.
6. Прибегайте к похвале . При возможности менеджеры должны начинать с похвалы за конкретные достижения, но она должна быть искренней и заслуженной. Похвала помогает людям расслабиться – каждый из нас нуждается в поощрении и признании.
7. Дайте людям выговориться . Это поможет им «выпустить пар» и даст ощущение того, что их честно выслушали. Используйте открытые вопросы (т. е. вопросы, предлагающие человеку подумать над ответом, а не давать ожидаемый отзыв). Это поощряет людей высказываться.
8. Предлагайте дать самооценку . Это позволит взглянуть на ситуацию глазами самого сотрудника и послужит основой для дискуссии – многие люди недооценивают себя. Задавайте вопросы типа:
- В чем, на ваш взгляд, вы преуспели?
- Каковы, на ваш взгляд, ваши сильные стороны?
- Что вам больше/меньше всего нравится в своей работе?
- Почему, на ваш взгляд, работа над этим проектом прошла успешно?
- Как вы думаете, почему вы не достигли поставленной цели?
10. Поощряйте людей анализировать показатели труда . Не просто рассыпайте похвалы и укоры. Сообща и объективно анализируйте, почему дела идут хорошо или плохо и что можно сделать для сохранения высокого уровня стандартов или для того, чтобы избежать проблем в будущем.
11. Не начинайте неожиданно критиковать . Здесь не должно быть никаких сюрпризов. Дискуссия может касаться только тех событий и поведения, которые были отмечены своевременно. Обратная связь по поводу показателей труда должна быть немедленной. Не нужно ждать конца года. Цель формального обзора – кратко отразить картину отчетного периода и на основе этого заглянуть вперед.
12. Согласуйте измеримые цели и составьте план действий . Эта цель должна заканчивать обзор на позитивной ноте.
Эти золотые правила могут показаться слишком прямолинейными и очевидными, но они будут работать надлежащим образом только в условиях культуры, поддерживающей такого рода подход. Поэтому необходимо заручиться постоянной поддержкой высшего руководства; нужно уделять особое внимание развитию и внедрению этой системы и обучению менеджеров и их персонала.
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕТОДОМ СОСТАВЛЕНИЯ РЕЙТИНГОВ
Большинство схем управления эффективностью труда включает в себя рейтинг в той или иной форме. Она говорит о качестве показателей труда или компетентности, достигнутой или продемонстрированной работником, и позволяет выбрать тот уровень на шкале, который больше всего соответствует точке зрения оценивающего на то, как работал сотрудник. Предполагается, что шкала оценки должна помогать выносить суждения и распределять эти суждения по разным категориям, чтобы принимать информированные решения об оплате в зависимости от показателей труда или сделанного вклада или просто составить краткое резюме относительно того, насколько хорошо или не очень хорошо работает человек.АРГУМЕНТЫ В ПОЛЬЗУ ОЦЕНКИ
Существует четыре аргумента в пользу рейтинга:1. Она признает тот факт, что мы формируем общее представление о показателях труда людей, работающих на нас; она позволяет выражать это представление явно, в рамках заданных критериев, а не прятать его. Таким образом, менеджеры отвечают за вынесенную ими оценку и должны обосновывать ее.
2. Полезно суммировать суждения о людях, указывая, кто является великолепным исполнителем, а кто не дотягивает до стандартов, а также то, кто является надежными основными работниками, – это позволяет предпринимать необходимые действия (в виде карьерного роста или вознаграждения).
3. Невозможно придерживаться системы оплаты в зависимости от показателей труда или сделанного вклада, не опираясь на оценку. Должен быть метод, увязывающий размер вознаграждения с уровнем индивидуальных достижений человека. Однако на самом деле все обстоит не совсем так: многие организации, использующие систему оплаты в зависимости от показателей труда или вклада, не включают оценку в процесс управления эффективностью труда (23% респондентов, согласно данным компьютерного опроса 2005 г.).
4. Оценка четко доводит до сведения людей, как они работают, и может мотивировать их улучшать показатели труда, если они задаются вопросом: «Что я должен сделать для того, чтобы получить более высокую оценку в следующий раз?»
ТИПЫ ОЦЕНОЧНЫХ ШКАЛ
Оценочные шкалы можно обозначать буквами (А, Б, В и т. д.) или цифрами (1, 2, 3 и т. д.). Иногда, для того, чтобы затушевать иерархическую природу шкалы, используют сокращения («отл.» вместо «отлично» и т. п.). Буквенные или цифровые обозначения шкалы можно описать прилагательными, например: А – отлично, Б – хорошо, В – удовлетворительно и Г – неудовлетворительно.В альтернативном варианте уровни шкалы можно выразить в виде кратких описаний:
• исключительные показатели труда : превосходят ожидания и представляют собой выдающийся вклад, выходящий далеко за рамки воздействия роли;
• хорошо сбалансированные показатели труда : отвечают целям и требованиям роли, выполнение роли с некоторым превышением;
• показатели труда едва дотягивают до эффективных : отвечают не всем целям и требованиям роли; необходимо существенное улучшение показателей труда;
• неприемлемые показатели труда : не отвечают никаким целям и требованиям роли; демонстрируют отсутствие заинтересованности в улучшении показателей труда или отсутствие способностей, что и обсуждалось до обзора показателей труда.
Опрос CIPD 2004 г. показал, что в большинстве организаций есть пять уровней. Некоторые компании ограничиваются тремя уровнями оценки, однако нет никаких доказательств того, что один подход лучше другого, хотя чем больше количество уровней, тем чаще менеджеры выносят дискриминационные суждения. Однако, по всей видимости, желательно, чтобы определения уровней имели позитивную, а не негативную окраску и содержали в себе максимум указаний относительно выбора уровня оценки. Не менее важно удостовериться в том, что определения уровня совместимы с культурой организации и что уделяется самое пристальное внимание тому, чтобы менеджеры использовали их максимально последовательно.
ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ОЦЕНКОЙ
В огромной степени оценка имеет субъективный характер; очень трудно добиться соответствия между оценками, данными разными менеджерами (способы, позволяющие достигнуть соответствия между суждениями, обсуждаются далее). Поскольку представление о «показателях труда» зачастую является нечетким, это способствует субъективности. Даже если удается добиться объективности, то обобщение показателей труда человека в виде одной оценки само по себе является чрезмерным упрощением того, что представляет собой целый комплекс факторов, влияющих на качество работы, – вынесение оценки после детального обсуждения сильных и слабых сторон уже предполагает, что оценка будет поверхностным и произвольным суждением. Навешивать на людей ярлыки типа «среднего» или «ниже среднего», значит принижать их и делать немотивированными.Над встречей, посвященной обзору показателей труда, может возобладать тот факт, что она заканчивается вынесением оценки, что наносит серьезный урон нацеленности встречи в будущее и на развитие, которая и является самым важным. Это особенно сильно проявляется в тех случаях, когда оценка определяет прибавку к зарплате за показатели труда или сделанный вклад.
ДОСТИЖЕНИЕ СОГЛАСОВАННОСТИ ОЦЕНОК
Проблема с оценочными шкалами заключается в том, что очень трудно и даже практически невозможно без очень осторожного управления гарантировать то, что менеджеры, ответственные за вынесение оценки, будут придерживаться согласованного подхода; это означает, что решения о прибавке к зарплате на основании показателей труда или вклада станут вызывать подозрения. Почти неизбежно одни люди оказываются щедрее других, а те более жестко относятся к своему персоналу. Некоторые менеджеры могут не проявлять согласованности в выставлении оценок своему персоналу, поскольку склонны потакать своим любимчикам или предрассудкам.Конечно, оценки можно контролировать и оспаривать, если их несоответствие слишком явно бросается в глаза; для этой цели во многих организациях были введены компьютерные системы оценок. Но многие менеджеры хотят сделать для своего персонала все, что в их силах, либо искренне веря в то, что они лучше, либо заискивая перед подчиненными. В такой ситуации оспорить оценки может быть очень сложно.
Далее описаны методы, повышающие согласованность оценок.
Тренинг
Для менеджеров проводится мастер-класс «согласованности», чтобы обсудить то, каким образом можно объективно обосновать оценки и проверить выставленные оценки на конкретных примерах, взятых из данных обзора показателей труда. Это может создать некоторое общее понимание уровней оценки.Проверка со стороны равных по положению
Группы менеджеров собираются, чтобы проверить друг у друга оценочные формы и выразить сомнение по поводу необычных решений или распределений оценок. Этот процесс сдерживания отнимает время, но он может быть хорошим способом достичь требуемой степени согласованности, особенно когда члены сдерживающей группы делятся своим представлением о показателях работы в других группах.
Контроль
Распределение оценок контролирует центральный отдел. Обычно это отдел ЧР, подвергающий сомнению любые необычные формы, выявляет недопустимые различия в оценках, выставленных разными отделами, и запрашивает объяснения.Согласованности можно добиться за счет вынужденного распределения или ранжирования, как будет рассказано несколько позже в этой же главе.
ВЫВОДЫ ПО ПОВОДУ ОЦЕНКИ
Многие организации сохраняют оценку, потому что чувствуют, что достоинства этой системы перевешивают ее недостатки. Однако компании, желающие сделать акцент на аспекте развития в управлении эффективностью труда, принижают (а иногда и полностью устраняют) важность элемента оплаты, приводят возражения против рейтинговой оценки; они могут полностью отказаться от нее, положившись на общий анализ и всестороннюю оценку.РАЗРЕШЕНИЕ ЗАТРУДНЕНИЙ В ВЫПОЛНЕНИИ РАБОТЫ
Улучшение показателей труда является фундаментальной частью постоянного процесса управления эффективностью труда. Последний преследует цель добиться максимально высоких показателей; это включает в себя определенные меры, позволяющие решить проблему тех, кто показывает слишком низкие показатели труда. Решая эту проблему, не забывайте о совете, данном Ганди (1989): «Аплодируйте успехам и прощайте неудачи». Ганди считал, что ошибки нужно расценивать как возможность научиться чему-то, «а это возможно только в том случае, если ошибку на самом деле простили, потому что в противном случае урок воспринимается как выговор, а не как предложение помощи».Решая проблему плохих работников, следует помнить следующее замечание Ришера (2003): «Низкие показатели труда лучше всего рассматривать как проблему, за которую несут ответственность и работник, и менеджер. На самом деле можно говорить о том, что эта проблема не возникнет, если людьми эффективно управляют». Это парафраз старой армейской поговорки: «Не бывает плохих солдат, бывают плохие офицеры».
Поэтому работа с теми, кто демонстрирует низкие показатели труда, является позитивным процессом, основанным на обратной связи в течение круглого года и на перспективе того, что может сотрудник, чтобы преодолеть проблемы с показателями труда, и (это самое важное) как менеджеры могут оказать ему помощь и поддержку.
Далее перечислены 5 основных шагов, требующихся для разрешения затруднений в выполнении работы:
1. Выявить и обсудить проблему . Проанализировать данные обратной связи и, насколько возможно, получить согласие работников с тем, что произошло отставание. Обратную связь могут дать менеджеры, но она должна быть непосредственно включена в работу. Это происходит, когда работники осведомлены о своих целях и стандартах, знают, какие меры для выполнения работы будут применяться, и либо получают обратную связь или контрольную информацию автоматически, либо имеют свободный доступ к ней. Тогда они смогут измерять и оценивать показатели своей работы и что-то предпринимать. Другими словами, существует механизм саморегулирующейся обратной связи, и для того чтобы он функционировал, менеджерам следует прилагать максимальные усилия, потому что болезнь легче предупредить, чем вылечить.
2. Установить причины отставания . Когда менеджеры пытаются определить причины, им не следует необдуманно кого-то обвинять. Цель состоит в том, чтобы менеджер и работник совместно выявили факты, приведшие к проблеме. Только на основании анализа этих фактов можно решить, какие меры нужно принять, что следует делать сотруднику, что – менеджеру, а что – им обоим.
Вначале необходимо выявить любые причины, не зависящие от менеджера или от работника. Затем можно рассматривать факторы, которые контролировались работником и/или менеджером. Следует определить, в какой степени причина затруднения вызвана тем, что работник:
- не получил соответствующей поддержки или указаний от своего менеджера;
- не совсем понял, какие действия от него/нее ожидали;
- не мог это сделать – не обладал способностью;
- не знал, как это сделать, – не имел навыка;
- не хотел это делать – не имел установки.
- работник делает шаги, направленные на совершенствование навыков или изменение поведения;
- работник меняет установки – это настоящий вызов, потому что люди не меняют своих установок просто потому, что им велели это сделать; можно только помочь понять людям, что определенные изменения в их поведении принесут пользу не только организации, но и им самим;
- менеджер оказывает большую поддержку и дает больше указаний;
- менеджер и работник совместно работают над тем, чтобы прояснить ожидания;
- менеджер и работник совместно работают над развитием способностей и навыков – это партнерство в том смысле, что от работников могут ожидаться шаги к саморазвитию, но менеджеры могут оказать помощь в форме наставничества, дополнительного опыта или тренинга.
4. Предоставить ресурсы . Обеспечить тренинги, руководство, обучение, необходимые, чтобы дать возможность осуществить утвержденные действия.
5. Контролировать и предоставлять обратную связь . И менеджеры, и работники контролируют показатели труда, гарантируя, что обратная связь дана или получена и проанализирована, и согласовывают любые последующие действия, которые могут быть необходимы.
ВВЕДЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ТРУДА
Программа введения управления эффективностью труда должна учитывать тот факт, что одна из главных причин ее неудачи – это отсутствие заинтересованности, навыков или того и другого у линейных менеджеров. Очень важно заручиться поддержкой со стороны высшего руководства, чтобы они поощряли линейных менеджеров играть эту роль. Для этого процесс должен быть простым (не связанным с бумажной волокитой), а менеджеры – убеждены в том, что потраченное ими время с лихвой окупится с точки зрения улучшения показателей труда. Жизненно важные навыки в заключении соглашений о показателях труда, постановке целей, оценке показателей труда, даче обратной связи и коучинге нужно развивать с помощью формальных тренингов, дополненных коучингом и привлечением наставников.Великолепный практический совет относительно введения управления показателями труда или внесения существенных изменений в существующую схему дают респонденты компьютерного опроса относительно системы вознаграждения, проведенного в 2005 г.
ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ
Наиболее часто (в порядке убывания) упоминалась желательность следующих действий:• консультировать/привлекать;
• предоставить обучение;
• коммуникация (процесс и польза от него);
• заручиться поддержкой высшего руководства;
• обеспечить и гарантировать соответствие потребностям организации/бизнеса всех заинтересованных сторон;
• стремиться к простоте;
• убедить линейных менеджеров взять дело в свои руки;
• гарантировать четкость целей и процессов;
• контролировать и оценивать;
• подлаживаться к культуре;
• тщательно планировать и готовиться;
• подлаживаться под другие процессы ЧР;
• запустить пилотную схему;
• прояснить связь с вознаграждением;
• воспринимать как бизнес-процесс;
• реалистично относиться к размаху и скорости изменений;
• определить ожидания в отношении показателей труда;
• издать приказ о проведении этого процесса.
Примеры комментариев
• Вы никогда не сможете обеспечить достаточный уровень коучинга/обучения и для персонала, и для линейных менеджеров. Сколько бы вы ни рассказывали о новых изменениях, этого всегда будет мало.
• Этот процесс следует считать бизнес-процессом, а не процессом ЧР.
• Стремитесь к простоте; сосредоточьтесь на качестве процесса, а не на его дизайне (хотя дизайн должен подходить организации).
• Убедите всех менеджеров в важности процесса; удостоверьтесь в том, что они обладают пониманием и навыками, необходимыми для осуществления этого процесса. Добейтесь принятия этого процесса и подгоните его под конкретные нужды организации. С самого начала добейтесь поддержки ключевых заинтересованных сторон, например профсоюзов, и убедите их работать по этой схеме вместе с вами. Согласуйте общие цели и руководящие принципы со всеми, кого они касаются. Постоянно информируйте сотрудников и удостоверьтесь в том, что ваше послание дошло до всех них.
• Четко понимайте, почему вы это делаете и какие цели преследуете. Включите остальных сотрудников в дизайн схемы. Внятно доведите до сведения людей цель и т. д.
НЕЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ
Наиболее часто (в порядке убывания) упоминалась нежелательность следующих действий:• не сводите все к заполнению бесконечных анкет;
• не старайтесь все усложнять;
• не бросайтесь очертя голову в новую систему;
• не недооценивайте количество времени, которое вам потребуется на введение системы;
• избегайте постоянных изменений системы;
• не считайте, что менеджеры обладают необходимыми навыками;
• не связывайте систему с зарплатой;
• не подражайте слепо другим;
• не пренебрегайте коммуникацией, консультациями и обучением;
• не считайте, что все жаждут введения этой системы.
Примеры комментариев
• Не надейтесь, что сотрудники будут прыгать от радости, обнаружив, что вы тем или иным способом критикуете их работу. Начните менять процесс управления: думайте о том, как работают ваши сотрудники, а не как они должны работать в соответствии с вашими предположениями.
• Не считайте, что то, что выглядит для вас, как менеджера по ЧР, очевидным и логичным, будет казаться точно таким же для остальных менеджеров и персонала. Не говорите на жаргоне ЧР; очень педантично подчеркивайте различия между «управлением эффективностью труда» и «оценкой» или между «личным планом развития/обучения» и «планом профессиональной подготовки». Будучи специалистами по ЧР, мы можем почувствовать тонкие различия и нюансы этих понятий – остальным людям говорить об их различии просто бессмысленно.
• Не превращайте это в процесс заполнения анкет – менеджеры должны верить в то, что эта система принесет выгоду, иначе она не будет работать.
• Не ввязывайтесь в длительный и сложный процесс – он превратится в скучную обязанность, а не важное упражнение.
• Отдел ЧР не должен брать на себя инициативу в этом деле – это модель совершенствования бизнеса, поэтому ею должен управлять бизнес.
• Не исходите из того, что у менеджеров есть необходимые навыки для честного и беспристрастного управления эффективностью труда, не начинайте эту инициативу без четких целей и поддержки уважаемых ключевых фигур организации, попридержите маховик, пока не закончатся обсуждения и обучение.
• Не надо недооценивать объем предстоящей работы!
• Не ждите, что схема сработает быстро. Потребуется несколько лет на то, чтобы управление эффективностью труда стало частью этики организации.
