56 ПРОЦЕДУРЫ В УПРАВЛЕНИИ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ
Процедуры в управлении человеческими ресурсами подробно описывают способы выполнения руководством или отдельными менеджерами определенных действий относительно работников. По сути, они устанавливают формализованный подход к рассмотрению определенных вопросов теории и практики. Их следует отличать от политики в отношении ЧР, описанной в гл. 10. Политика описывает подход, который организация применяет к различным аспектам управления людьми, и определяет ключевые аспекты отношений трудового найма. Она служит руководством по управлению людьми, но не всегда точно устанавливает, какие шаги следует предпринять в конкретных ситуациях. Процедуры являются более строгими. Они устанавливают, что должно быть сделано, а также четко и ясно говорят, как это делать. Ключевые процедуры УЧР желательно зафиксировать в письменной форме, чтобы гарантировать, что политика в отношении ЧР осуществляется последовательно и в соответствии с требованиями законодательства и этическими нормами. Наличие процедуры, представленной в письменной форме и доведенной до сведения всех работников, гарантирует, что каждый точно знает, какие шаги необходимо предпринять при рассмотрении определенных, важных и, возможно, повторяющихся трудовых вопросов.
При разработке или введении в действие процедур в отношении ЧР следует провести консультации с работниками и, где целесообразно, их представителями. Важно каждого работника инструктировать о том, как действуют процедуры, их следует опубликовать либо в справочнике, либо отдельным документом. Линейным менеджерам, возможно, необходимо специальное обучение тому, каким образом им нужно применять эти процедуры, а отделу ЧР – обеспечить руководство везде, где необходимо. Отдел ЧР, как правило, обязан гарантировать последовательное их выполнение.
Процедуры необходимы прежде всего в тех сферах, которые связаны с разрешением трудовых конфликтов, вопросов сокращений, пригодности к выполняемой работе и дисциплинарных вопросов.
ПРОЦЕДУРА РАЗРЕШЕНИЯ ТРУДОВЫХ КОНФЛИКТОВ
В процедурах разрешения трудовых конфликтов четко изложена политика регулирования трудовых конфликтов и подход к их рассмотрению. Пример данной процедуры приведен далее.
ПРОЦЕДУРА РАЗРЕШЕНИЯ ТРУДОВЫХ КОНФЛИКТОВ
ПОЛИТИКА
Политика компании состоит в том, что:
• непосредственному руководителю работника следует беспристрастно выслушать его по поводу любых жалоб, которые он, возможно, хочет выразить;
• у работника должно быть право подавать апелляцию вышестоящему руководителю по поводу решения, принятого его непосредственным начальником;
• работник должен иметь право на то, чтобы при подаче жалобы или апелляции по поводу решения его сопровождал выбранный им товарищ по работе.
Цель процедуры – уладить конфликт и привести ситуацию как можно ближе к той, которая была до его начала.
ПРОЦЕДУРА
Основные этапы, по которым может развиваться конфликт:
1) работник ставит вопрос перед своим непосредственным руководителем, при этом его может сопровождать выбранный им товарищ по работе;
2) если работник не удовлетворен решением, он требует встречи с руководителем более высокого уровня, чем тот, на котором находится менеджер, первоначально выслушавший его жалобу. Эта встреча происходит в течение пяти рабочих дней после запроса, на ней присутствуют руководитель, которому был направлен запрос, менеджер по персоналу, работник, подающий апелляцию на решение его жалобы, и, при желании, его представитель. Менеджер по персоналу заносит в протокол результаты встречи и выдает копии всем участникам;
3) если работник все еще не удовлетворен решением, он может подать апелляцию соответствующему члену совета директоров. Встреча, на которой будет выслушана его апелляция, проводится в течение пяти рабочих дней после запроса, на ней присутствуют член совета директоров, менеджер, ответственный за персонал, работник, подающий апелляцию, и, при желании, его представитель. Менеджер по персоналу заносит в протокол результаты встречи и выдает копии всем участникам.
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ПРОЦЕДУРА
В дисциплинарной процедуре подробно излагаются этапы принятия дисциплинарных мер. Пример приведен далее.
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ПРОЦЕДУРА (часть 1)
ПОЛИТИКА
Политика компании состоит в том, что, если по отношению к работнику приходится принимать дисциплинарные меры, они должны:
• применяться только в том случае, если есть веская причина и не вызывающие сомнения факты;
• соответствовать характеру совершенного нарушения;
• быть без сомнения справедливыми и соответствовать мерам, принятым ранее в подобных обстоятельствах;
• приниматься только в случае, если работник знает стандарты, соответствие которым от него ожидается, или необходимые для выполнения правила;
• предоставлять работнику право на любом официальном разбирательстве быть представленным каким-либо уполномоченным на это лицом или коллегой;
• предоставлять работнику право точно знать, какие обвинения выдвинуты против него, и ответить на них;
• предоставлять работнику право обжалования любой дисциплинарной меры.
ПРАВИЛА
Компания несет ответственность за то, что действующие правила опубликованы и доступны всем работникам.
ПРОЦЕДУРА
Процедура выполняется в следующем порядке:
1. Неформальное предупреждение . В первый раз или в случае мелкого нарушения работник получает устное, или неформальное, предупреждение. Его делает непосредственный руководитель работника.
2. Официальное предупреждение . В случае первого серьезного или повторяющихся мелких нарушений работник получает официальное письменное предупреждение. Его делает непосредственный руководитель работника, в нем точно сформулирован характер нарушения и указано, какие дисциплинарные меры будут приняты к сотруднику в будущем, если нарушение повторится в течение определенного периода времени. Копию этого предупреждения передают в личное дело работника, но уничтожают по истечении 12 мес. со дня представления, если его работа в этот период была удовлетворительной. Работник обязан прочитать и подписать официальное предупреждение, он имеет право подать апелляцию вышестоящему руководству, если считает это предупреждение неправомерным. Ему следует обратиться к менеджеру по ЧР за консультацией по поводу содержания данного предупреждения.
3. Дальнейшие дисциплинарные меры . Если, несмотря на сделанные предупреждения, работник по-прежнему не в состоянии достичь соответствия требуемым нормам в отведенный период времени, может возникнуть необходимость рассмотреть более строгие дисциплинарные меры. Этими мерами может быть временное отстранение от должности без сохранения заработной платы на срок до трех дней или увольнение. В любом случае, прежде чем принимать меры, руководителю подразделения следует обсудить вопрос с менеджером по персоналу. Работники, занимающие должности ниже руководителя подразделения, имеют возможность только рекомендовать вышестоящему руководству применить дисциплинарные меры, за исключением случаев, когда руководитель их подразделения отсутствует (например, в ночную смену), тогда они могут на один день отстранить работника от работы, отложив решение на следующий день. Дисциплинарную меру не следует утверждать, пока не проведена процедура рассмотрения апелляции.
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ПРОЦЕДУРА (часть 2)
НЕМЕДЛЕННОЕ УВОЛЬНЕНИЕ
Работник может быть немедленно уволен (т. е. без предварительного уведомления) только в случае грубого нарушения дисциплины, определяемого правилами компании. Рекомендовать немедленное увольнение могут только руководители подразделений и вышестоящее руководство, и эту меру не следует утверждать до обсуждения случая с менеджером по ЧР и проведения процедуры апелляции. Чтобы иметь возможность рассмотреть апелляцию работника, его следует отстранить от работы, отложив решение до дополнительного расследования, которое должно быть проведено в течение 24 ч.
АПЕЛЛЯЦИЯ
В любом случае работник может подать апелляцию на отстранение, увольнение с предварительным уведомлением или немедленное увольнение. Апелляцию рассматривает руководитель более высокого уровня, чем тот, на котором находится менеджер, первоначально применивший дисциплинарную меру. На слушании следует присутствовать и менеджеру по ЧР. По желанию работника на рассмотрении апелляции его может представлять выбранный им товарищ по работе. Апелляцию по поводу немедленного увольнения или отстранения следует рассматривать безотлагательно. Апелляцию по поводу увольнения с предварительным уведомлением следует разбирать в течение двух дней. Никакие дисциплинарные меры, подлежащие обжалованию, не утверждаются до вынесения решения по апелляции.
Если апелляция по увольнению (но не по отстранению) на этом уровне отклонена, работник имеет право подать апелляцию генеральному директору. При рассмотрении последней следует присутствовать директору по ЧР и, если требуется, представителю работника.
ПРОЦЕДУРА ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИГОДНОСТИ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ РАБОТЕ
Некоторые организации рассматривают вопросы пригодности к работе по дисциплинарной процедуре, однако можно привести веские аргументы в пользу рассмотрения вопросов, связанных с низкими показателями труда отдельно, применяя дисциплинарную процедуру к таким ситуациям, как плохая посещаемость. Далее следует пример процедуры определения пригодности к работе.
ПРОЦЕДУРА ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИГОДНОСТИ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ РАБОТЕ
ПОЛИТИКА
Компания стремится гарантировать, что нормы показателей труда и ожидания в отношении них определены, показатели труда контролируются и работники получают необходимую обратную связь, обучение и поддержку, чтобы соответствовать этим нормам.
ПРОЦЕДУРА
1. Если руководитель считает, что показатели труда работника не соответствуют норме, он неформально побеседует с работником, пытаясь установить причину и согласовать действия, необходимые, чтобы повысить показатели труда работника и/или руководителя. Однако если:
• решено, что установленные нормы объективно недостижимы, они будут пересмотрены;
• установлено, что проблемы в выполнении работы связаны с личной жизнью работника, ему будут предоставлены необходимые консультации/поддержка;
• решено, что к низким показателям труда привело изменение организационных норм, работнику будут разъяснены эти нормы и предложена помощь в достижении соответствия им;
• оказывается, что низкие показатели труда вызваны нарушением дисциплины, будет применена дисциплинарная процедура.
2. Если через определенный период времени (недель/месяцев) работник не улучшает свою работу (или улучшает недостаточно), с ним будет проведена официальная беседа (при желании в присутствии его представителя). Целями этой беседы будут выступать:
• четкое объяснение расхождений между показателями труда работника и требуемыми нормами;
• выявление причины неудовлетворительной работы и определение корректирующих действий (например, обучение, переобучение, поддержка и т. д.) – если таковые предусмотрены;
• стремление добиться приверженности работников в достижении соответствия этим нормам;
• установление работнику достаточного срока для достижения соответствия данным нормам и согласование системы контроля на этот период;
• сообщение работнику о том, что произойдет, если он не будет удовлетворять этим нормам.
• результаты беседы вносятся в протокол; копия выдается работнику.
3. В конце испытательного срока будет организована дополнительная официальная беседа, во время которой, в случае, если:
• требуемые улучшения сделаны, работнику сообщат об этом и порекомендуют поддерживать их на том же уровне;
• некоторые улучшения сделаны, но соответствие нормам все еще не достигнуто, испытательный срок будет продлен;
• заметных улучшений не было, работнику будет на это указано, а также будет рассмотрено наличие других вакантных должностей, которые он способен занять; если они есть, работнику будет дан выбор согласиться на такую вакансию или быть уволенным;
• такие вакансии есть, то, прежде чем от работника потребуют принять решение, ему в письменной форме будет представлено их полное описание;
• отсутствует другая подходящая работа, сотрудника проинформируют об этом и попросят высказать его точку зрения, прежде чем принять окончательное решение о том, какую дисциплинарную меру, включая увольнение, применить.
4. Работники могут подать апелляцию по поводу своего увольнения. Апелляция должна быть рассмотрена в течение трех рабочих дней.
ПРОЦЕДУРА СОКРАЩЕНИЯ
Цель процедуры сокращения – учесть правовые, этические и практические соображения при проведении этого болезненного процесса. Пример процедуры приведен далее.
ПРОЦЕДУРА СОКРАЩЕНИЯ (часть 1)
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Сокращение определяется как ситуация, при которой руководство решает, что работник или работники являются лишними по отношению к потребностям в специалистах конкретного профиля и другую подходящую работу предложить невозможно.
Работники могут быть лишними по отношению к потребностям в связи с изменениями экономических условий, в которых находится компания (это означает, что требуется меньше работников), или потому, что изменения методов работы обозначают факт отсутствия работы в ее прежней форме. Работник, получивший уведомление об увольнении, потому что он непригоден к работе или неэффективно работает, не считается увольняемым по сокращению и обычно рассматривается в соответствии со стандартной дисциплинарной процедурой или процессом определения пригодности к выполняемой работе.
• с работниками, которых может затронуть увольнение, обращаются справедливо, на равной основе;
• потрясения, которые испытывают работники и компания, сведены к минимуму;
• изменения, насколько возможно, проводятся после обеспечения понимания со стороны профсоюзов и работников, которых они затрагивают.
ПРИНЦИПЫ
Принципы руководства при выполнении процедуры состоят в следующем:
• заинтересованные профсоюзы будут информированы о возможности сокращения как можно скорее;
• будут предприняты все возможные попытки, чтобы:
сокращение было проведено за счет естественного оттока работников;
найти работникам, которые могут подпадать под сокращение, другую подходящую работу в компании и при необходимости провести обучение;
предупредить работников о предстоящем увольнении как можно раньше, до наступления установленного законом срока уведомления;
• если другой работы в компании нет, а сокращением затронуто более одного работника, факторы, учитываемые при принятии решения о том, кого следует сократить, будут включать:
продолжительность работы в компании;
возраст (особенно тех, кто скоро может выходить на пенсию);
ценность для компании;
возможности найти работу в другой организации;
• первые три фактора обычно следует считать самыми важными; однако при прочих равных условиях продолжительность работы в организации должна быть определяющим фактором;
• компания приложит все усилия, чтобы при необходимости помочь работникам найти другую работу.
ПРОЦЕДУРА СОКРАЩЕНИЯ (часть 2)
ПРОЦЕДУРА
Процедура рассмотрения того, какие работники являются лишними по отношению к потребностям, изложена далее.
Обзор потребностей в работниках
Руководство будет постоянно рассматривать возможные будущие события, которые могут повлиять на потребность в количестве работников, и готовить общие программы проведения возможных сокращений.
Меры, принимаемые во избежание сокращений
Если появляется вероятность сокращения, компания проинформирует профсоюз(ы), объяснив причины и проведя с ним(и) консультации, рассмотрит соответствующие меры, которые можно принять, чтобы предотвратить сокращение.
Высшее руководство предупредит руководителей подразделений о предстоящих событиях, которые могут их затронуть, чтобы создать подробные программы сокращения штата, переобучения или переводов.
Ожидается, что руководители подразделений будут держать ситуацию в своих подразделениях под контролем, дабы иметь возможность подготовить планы на разные возможные случаи и предупредить менеджера по персоналу о любых вероятных изменениях.
Консультации по вопросам сокращений
Если все меры, принятые, чтобы избежать сокращения, не привели к результату, компания при первой возможности обратится к профсоюзу (профсоюзам), чтобы достичь согласия.
Выбор работников, подлежащих сокращению
В случае неминуемого сокращения работников, которые могут быть лишними по отношению к потребностям, следует отбирать руководителю подразделения после получения консультации менеджера по персоналу относительно принципов, которых следует придерживаться.
Менеджеру по персоналу следует изучить возможности перевода подпадающих под сокращение работников на другую работу, а также информировать высшее руководство о предполагаемых действиях (сокращении или переводах) для их утверждения.
Профсоюз будет извещен о количестве подлежащих сокращению работников, но не об их именах.
Руководитель подразделения и менеджер по персоналу совместно будут беседовать с работниками, подпадающими под сокращение, чтобы предложить им перевод или, если другой подходящей работы нет, информировать их об увольнении по сокращению. Во время этой беседы следует предоставить работнику всю необходимую информацию:
• причины, по которым он оказался лишним;
• другая имеющаяся работа;
• день, когда работник перестанет требоваться компании (т. е. срок уведомления об увольнении);
• установленный размер выходного пособия;
• право работника подать апелляцию соответствующему члену совета директоров;
• помощь, которую будет оказывать компания.
ПРОЦЕДУРА СОКРАЩЕНИЯ (часть 3)
Соответствующий член совета директоров вместе с менеджером по персоналу выслушает все апелляции.
Менеджер по персоналу даст гарантии, что со стороны правления приняты необходимые меры.
Если у профсоюза (профсоюзов) есть вопросы относительно выбора работников или предпринятых компанией действий, их прежде всего следует обсудить с менеджером по персоналу. Если результаты этого обсуждения профсоюз считает неудовлетворительными, он договаривается о встрече с соответствующим членом совета директоров.
Другая работа в компании
Если работнику предложена другая подходящая работа в компании и он на нее согласился, этот договор вступит в силу сразу по окончании предыдущей работы и будет оформлен письменно. Если предложение отклонено, работник может утратить право на выходное пособие. Работники пройдут соответствующее обучение, и им будет установлен четырехнедельный испытательный срок, чтобы посмотреть, подходит ли им данная работа. Испытательный срок по взаимному согласию может быть продлен для того, чтобы пройти дополнительное обучение. В течение этого срока работники вольны прекратить трудовые отношения, и, если они это делают, считается, что они были уволены по сокращению штатов в день окончания старой работы. Затем они получат то выходное пособие, на которое имеют право.
Работа в другой организации
Работникам, для которых в компании нет подходящей работы, будут предоставлены достаточные возможности для поиска работы в других организациях.
