RUS57 КОМПЬЮТЕРИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Согласно определению Кеттли и Рейли (2003), компьютеризированная информационная система человеческих ресурсов состоит из «полностью интегрированной в рамках организации сети данных, информации, услуг, баз данных, инструментов и трансакций, имеющих отношение к ЧР». Эту систему можно назвать «электронными ЧР» (е-ЧР), подразумевая под ней «применение традиционных, веб– и голосовых технологий улучшения администрирования, трансакций и осуществления процессов в сфере ЧР». Авторы высказывают предположение о том, что для применения е-ЧР существует целый ряд причин:
• улучшение услуг в сфере ЧР;
• снижение затрат и изменение операционной эффективности;
• желание подразделения ЧР модифицировать природу отношений с работниками и линейными менеджерами;
• превращение отдела ЧР в подразделение, ориентированное на потребителя и чутко реагирующее на его потребности;
• предложение услуг, соответствующих новой рабочей атмосфере, которые были бы привлекательны для персонала как в настоящем, так и в будущем.
ПРЕИМУЩЕСТВА КОМПЬЮТЕРИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
По данным IRS (2002), компьютеризированная информационная система человеческих ресурсов обладает следующими преимуществами:
• облегчает доступ к данным по ЧР;
• рационализирует и стандартизирует процессы;
• дает более последовательные и точные данные;
• улучшает внутренний профиль ЧР.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРАТЕГИЯ В СФЕРЕ УЧР
Стратегия организации в отношении информации о ЧР касается, во-первых, использования данных, хранящихся в электронном виде, для принятия стратегических решений, во-вторых, набора прикладных программ, которые следует включить в эту систему. И наконец, – обеспечения линейных менеджеров возможностью прямого доступа к любым персональным данным, которые им нужны для управления своими подчиненными в децентрализованной организации.
ПРИНЯТИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Стратегические области, в которых используется информация, хранящаяся в электронном виде, и знаний, полученных на основе ее анализа, включают вопросы структуры, потребностей в человеческих ресурсах, использования человеческих ресурсов, развития работников и жизнеспособности организации на макроуровне.
В первую очередь эта информация может относиться к таким областям, как:
• организационное развитие – каким образом можно адаптировать систему к будущим потребностям и как ИТ могут облегчить структурные изменения, например создание структур высокоэффективных групп;
• планирование человеческих ресурсов, особенно планы, связанные с составлением «карт» компетенций, которые потребуются в будущем, и расширение базовых навыков;
• определение будущих потребностей в развитии и обучении;
• определение того, какие показатели труда и личностные характеристики будут у успешных работников организации;
• оценка «здоровья» организации, проводимая с помощью обзоров установок и статистики текучести кадров и невыходов на работу, на основе которой разрабатываются стратегии мотивации, удержания работников и регулирования посещаемости;
• анализ уровня производительности как основание для разработки программ его повышения;
• анализ возможности сокращения численности работников – с целью избавить организацию от лишних расходов.
НАБОР ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ
Существует огромный выбор прикладных программ, начиная с простейших – по учету кадров – и заканчивая новейшими «экспертными» системами, которые настроены на принятие решений по основополагающим вопросам в сфере управления ЧР.
ФУНКЦИИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЧР
Основные функции автоматизированных систем управления ЧР состоят в том, чтобы:
• хранить персональные данные работника, содержащие информацию о предыдущей профессиональной деятельности, навыках и квалификации, отпусках и невыходах на работу;
• хранить информацию по должностям, включая квалификационный уровень, заработную плату и пособия, режим работы, место работы, должностную инструкцию и определение роли;
• составлять отчеты, где кратко изложены различные аспекты этой информации.
Дополнительная «функциональность», которую может воплощать система, охватывает:
• регистрацию и анализ невыходов на работу, посещаемости и текучести кадров, которые включают сопоставление различных профессий, местоположения и представление данных об отклонениях;
• организацию подбора и обучения персонала;
• оценку работ;
• новейшие средства моделирования в планировании человеческих ресурсов и управлении вознаграждением, которое дает возможность использовать систему для обеспечения принятия стратегических решений;
• подключение к Интернету (например, как часть системы поиска персонала с помощью Интернета) или внутренней информационной сети.
Очень полезно делать различие между трансакционным применением (такие процессы ЧР, как ведение документов, рекрутинг и е-обучение) и родственными системами (коммуникация, управление знаниями и укрепление бренда работодателя).
Системы могут быть полностью объединены с системами учета заработной платы либо, что более распространено, они поддерживают прямую связь. Некоторые системы автономны. Может быть одна комплексная программа или отдельное программное обеспечение для таких функций, как управление посещаемостью или оценка работ.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Эта система предоставляет информацию, необходимую для управления процессами ЧР. Она может быть в виде базы данных работников и системы начисления зарплаты и в дальнейшем расширена за счет таких продуктов, как система рекрутинга, электронного обучения, управления показателями труда и вознаграждением. Она также может представлять собой веб-систему, что облегчает доступ к ней в любое время, на расстоянии или в онлайновом режиме.
ВНУТРЕННИЕ СЕТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЧР ИЛИ КОРПОРАЦИИ
Внутренняя сеть (интранет) – это электронная сеть, облегчающая обмен данными и коммуникацию подразделений. Она сообщает информацию о политике ЧР, а также сведения о возможности обучения и преимуществах гибкого режима работы для сотрудников. Она может включать в себя ссылки, помогающие менеджерам и остальным сотрудникам организации непосредственно пользоваться прикладными программами ЧР, вносить изменения или делать запросы.
ПОРТАЛ B2E
Портал B2E представляет собой отдельный экран интранета, который позволяет организации собирать и представлять информацию, делая ее легкодоступной для всех сотрудников.
ПРОВАЙДЕР ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ
Провайдер прикладных программ (ASP – application service provider) берет на себя полностью или по большей части администрирование информационных систем человеческих ресурсов. Мелкие или средние организации могут воспользоваться ASP на основе аутсорсинга, возложив ношу по управлению этой системой на сторонние организации, специализирующиеся в этой области.
ОЦЕНКА ПАРАМЕТРОВ СЕТИ
В исследовании, проведенном Институтом персонала и развития (ИПР) и Институтом исследований занятости (ИИЗ) в 1999 г., было установлено, что организации высоко оценили следующие параметры системы:
• данные о работниках;
• учет заработной платы;
• исчисление оплаты больничных листов и декретных отпусков;
• контроль равенства возможностей;
• создание стандартных писем и договоров;
• регистрация и контроль невыходов на работу;
• данные о ежегодных отпусках;
• запросы;
• регистрация присутствующих;
• регистрация дисциплинарных нарушений.
Параметрами, которые оценили не так высоко, были:
• психометрическое тестирование;
• оценка интеллекта и личностных качеств;
• составление графика смен или дежурств;
• построение структуры организации;
• планирование преемственности;
• моделирование «что, если...»;
• определение навыков, соответствующих должности;
• планирование рабочей силы;
• анализ потребностей в обучении;
• документирование аттестаций;
• моделирование системы оплаты труда.
ЭФФЕКТИВНАЯ СИСТЕМА
В руководстве ИПР по использованию автоматизированных систем управления персоналом (1999) утверждается, что эффективная система будет обладать следующими качествами:
• удовлетворение потребности организации;
• удобство в использовании;
• достаточные возможности составления отчетов;
• гибкость;
• соответствие цены и качества;
• серьезная поддержка со стороны поставщика;
• надежность.
ПРОБЛЕМЫ И СПОСОБЫ ИХ РЕШЕНИЯ
В руководстве ИПР 1999 г. перечислен ряд типичных проблем и предложены способы их решения. Проблемы и решения изложены в табл. 57.1.
Таблица 57.1. Проблемы с компьютерными системами и способы их решения
ВОВЛЕЧЕНИЕ ЛИНЕЙНЫХ МЕНЕДЖЕРОВ
С распространением персональных компьютеров (ПК) и развитием распределенной обработки данных в локальных и глобальных сетях стало возможным использование линейными менеджерами данных, пересылаемых из центра (обычного компьютера, мини-компьютера или системы UNIX). Менеджеры также могут хранить свои данные и работать с цифрами, используя электронные таблицы, например, при рассмотрении альтернативных способов распределения бюджета с целью увеличить фонд заработной платы своих работников. Конечно, все данные будут тщательно защищены, чтобы они поступали только к тем, кто имеет допуск, а некоторые данные могут предоставляться в режиме «только для чтения».
Ясно, что стратегия привлечения линейных менеджеров к пользованию системой целиком зависит от политики организации в отношении передачи им полномочий принимать решения по вопросам управления персоналом. Однако если организация придерживается именно такой политики, то та будет наверняка реализована при условии, что менеджеры имеют доступ к требующейся информации.
РАЗРАБОТКА КОМПЬЮТЕРИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
При разработке компьютеризированной системы человеческих ресурсов необходимо принять решения относительно типа и доли оказываемых услуг, оптимальных способах их предоставления и использования системы, принадлежащей нескольким сервисным центрам ЧР. При этом возникают следующие задачи (Кеттли и Рейли, 2003):
• обеспечение учета инвестиций в создание компьютеризированной системы человеческих ресурсов в стратегии компании;
• учет потребностей разнообразной рабочей силы, включая их знакомство с технологией и доступ к ней;
• учет индивидуальных требований заказчика при создании компьютеризированной системы человеческих ресурсов;
• необходимость избежать информационной перегрузки;
• учет влияния компьютеризированной системы человеческих ресурсов на ЧР и показатели труда организации.
Кеттли и Рейли подчеркивают важность недопущения простой компьютеризации существующих процессов. Необходимо «мыслить процессами», т. е. переработать процессы и лишь потом компьютеризировать их. Это может включать в себя серьезную рационализацию уже существующих процессов.
ОБЩИЙ ПОДХОД
Далее перечислены типичные этапы разработки информационной системы в сфере управления ЧР:
• Определить текущие и будущие потребности предприятия, то, каким образом они отражаются на ЧР, и их значение для информационной системы.
• Определить, какие продукты в виде информации и отчетов требуются от системы.
• Сформулировать потребности на высоком уровне.
• Выявить варианты, доступные для удовлетворения потребностей организации, связанных с ЧР.
• Подготовить рекомендации о том, как внедрить эту систему, для утверждения руководителем компании и покупки. Они должны быть подвержены как финансовой оценке, так и анализу преимуществ, которые получит организация, и любых вызванных ими изменений в практике ведения дела. Потребуется план перехода, где будет подробно изложена последовательность действий, позволяющих организации быстро и эффективно перейти к любой новой системе с минимальными потрясениями.
ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Таковыми являются:
• прямой ввод данных в исходную программу;
• системы, в которых может работать «опытный пользователь», а не только специалист, посвятивший себя этому;
• программы, способные осуществлять процессы управления, а не просто управленческие информационные системы;
• базы, которые предоставляют линейным менеджерам необходимую информацию в хорошо понятной форме.
Набор прикладных программ определит информационная стратегия. Особенно важно гарантировать, что аппаратное обеспечение соответствует потребностям организации в том, что ПК и терминалы находятся там, где надо, и объединены в сеть должным образом.
Не менее важно гарантировать, что система спроектирована так, чтобы содержать все основные данные, необходимые для предоставления управленческой информации. Система должна быть удобной для пользования с учетом того, что ввод данных при работе в системе занимает больше всего времени и процедуру запросов для получения информации необходимо сделать как можно легче для изучения и пользования.
Конкретные вопросы, которые рассматриваются при разработке системы, – это:
• выбор аппаратного обеспечения;
• выбор программного обеспечения;
• управление базами данных;
• степень, в которой система объединена с системой учета заработной платы;
• план разработки.
ВЫБОР АППАРАТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Выбора аппаратного обеспечения может не быть – немногие системы все еще привязаны к обычным компьютерам. Как правило, особенно в крупных организациях, используются сетевые системы персональных мини-компьютеров или микрокомпьютеров.
УПРАВЛЕНИЕ БАЗАМИ ДАННЫХ
В основе системы должна лежать база данных – автоматически описывающая совокупность комплексных данных о работниках. Особое внимание нужно обратить на систему управления базами данных (СУБД), программу или пакет программ, которые создают и используют базы данных или прикладные программы для баз данных. Не меньше внимания следует уделять проектированию форм базы данных: формы ввода данных, которые разрабатываются по заказу, видеодисплеи, используемые для ввода и изменения данных, запросы, применяющие стандартный язык запросов (SQL), и формы отчетов, которые представляют собой текстовой вывод данных. База данных наверняка имеет намного более высокое качество, если она используется в таких повседневных процессах, как подбор и наем персонала, организация обучения и оценка работ.
ИНТЕГРАЦИЯ
Хотя многие организации используют разные программы для учета заработной платы и управления персоналом (первые обычно находятся в ведении бухгалтерии), многое можно сказать в пользу комплексной системы. Она делает пользование одной общей базой данных экономически выгодным и создает возможности для таких процессов, как действие системы гибкой оплаты труда (с вариантами для выбора работниками).
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Существует огромный, почти сбивающий с толку выбор пакетов прикладных программ, обеспечивающих хранение данных и создание отчетов. Компании, производящие программное обеспечение, постоянно изменяют и развивают свои продукты и между делом создают что-то для общего пользования. Однако если организация имеет собственные ресурсы системного анализа и программирования, у нее есть преимущество, состоящее в разработке программных средств специального применения. Но систему будет необходимо очень тщательно отладить, особенно если это распределенная система, включающая линейных менеджеров.
Как показал опрос IRSI (2004), посвященный использованию информационных систем управления человеческими ресурсами, несмотря на то что рынок прикладных программ ЧР сильно фрагментирован, большинство организаций пользуется внешними поставщиками. Существует два базовых подхода. Во-первых, это «интегрированная оптимальная модель», дающая ссылки на прикладные программы различных специализированных провайдеров и создающая то, что на самом деле представляет собой сделанную на заказ систему. Во-вторых, это модель «набора прикладных программ», когда один торговец предлагает группу модулей, связанных ссылками. Если необходимо прибегнуть к услугам внешнего поставщика, то выбор следует делать следующим образом:
• исследовать рынок компьютерных программ по ЧР посредством посещения торговых выставок и изучения печатных изданий;
• пересмотреть процессы и существующие системы ЧР;
• разработать спецификацию требований к системе;
• послать извещение о тендере нескольким поставщикам;
• собрать отзывы от их нынешних покупателей, не забыв сходить на сайты;
• проанализировать и оценить программные продукты в баллах, сравнив их со спецификацией.
ПЛАН РАЗРАБОТКИ
Вот десять шагов, которые требуются, чтобы разработать и внедрить информационную систему:
1. Определить цели – сокращение управленческих расходов, повышение скорости обработки данных, получение новейшей системы, обеспечивающей принятие решений, или какая-то их комбинация?
2. Подготовить коммерческую аргументацию в пользу системы, которая подробно излагает выгоды и затраты.
3. Провести исследование осуществимости проекта и рассмотреть программы, их возможную стоимость и преимущества. Это исследование организация может провести самостоятельно либо с привлечением внешних консультантов или производителей программного обеспечения, предоставляющих консалтинговые услуги. При исследовании осуществимости проекта провести полный анализ, определить потребности пользователя и дать гарантию, что все, кто связан с проектом, информированы о том, что планируется, какие преимущества он даст и какой вклад в разработку и применение системы от них ожидается. Следует уточнить, какие данные система должна будет содержать и обрабатывать и как они будут использоваться. Необходимо принять во внимание положения Закона о защите данных (1998).
4. Подготовить перечень требований, в котором будет подробно указано, что система предположительно будет делать и каким образом компания хотела бы ее использовать. Этот перечень можно представить как инструкцию поставщикам аппаратного и программного обеспечения, прежде чем выбрать систему.
5. Выбрать нужные аппаратные и программные составляющие системы. К этому этапу может относиться принятие решения о том, в какой степени будут использоваться имеющиеся аппаратные и программные средства (например, системы учета заработной платы). Требуется также рассмотреть необходимость прокладывания сети, т. е. соединения пользователей посредством терминалов, и ее размер.
6. Составить программу внедрения, гарантирующую, что цели будут достигнуты в отведенный период времени и в рамках бюджета.
7. Привлечь пользователей, дабы гарантировать, что все, кому эта система будет полезна (как линейные менеджеры, так и сотрудники отдела персонала), могут вносить свои предложения и, таким образом, считать эту систему своей, а не навязанной им.
8. Руководить проектом в соответствии с планом внедрения, с целью гарантировать, что он удовлетворяет требованиям по срокам и не выходит за рамки бюджета. Как подчеркивается в Руководстве ИПР по внедрению автоматизированных систем управления персоналом, важно быть уверенным в том, что выбор и внедрение системы – управляемые процессы. Это подразумевает выбор работника, который станет руководителем проекта, отвечающим за реализацию всех перечисленных выше шагов.
9. Провести обучение всех пользователей, дабы гарантировать, что они могут работать в системе и получать от нее все, что возможно.
10. Проверить ее работу и убедиться, что система оправдывает ожидания.
ПРИМЕРЫ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ
Как показал опрос IRSI (2004), во многих отношениях базовая функциональность использования касается административных процессов, особенно управления невыходами на работу (очень популярная тема), обучения и повышения квалификации, вознаграждения, выплат, приема на работу и отбора персонала. Большинство отделов ЧР использовали свои информационные системы УЧР для изменения ставок заработной платы, учета кадров, мониторинга показателей невыходов на работу и составления анкет для последующего заполнения вручную. Не так уж много организаций использовали свои системы информационных технологий в стратегических целях: для планирования человеческих ресурсов, оценки навыков работников, последующего анализа этих данных и принятия необходимых мер. Некоторые, но далеко не все, организации разрабатывали прикладные программы для собственного использования, касающиеся регистрации изменения личных данных работников и резервирования мест на курсах обучения. Основные типы прикладных программ кратко описаны далее.
УЧЕТ КАДРОВ
Сюда могут входить персональные данные, информация о должностях, трудовые договоры, сведения о заработной плате, результаты аттестации, координаты для связи и адреса, данные о деловых качествах работника. Последнее может включать специальную информацию, которая потребуется компании о ее работниках, в том числе о квалификации, специальных навыках и компетенции, повышении квалификации, невыходах на работу, медицинской карте и дисциплине.
«КОМПАНИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ» (B2E)
Согласно определению Watson Wyatt Worldwide (2002), процессы «компания для сотрудников» (B2E) включают в себя применение любой компьютерной технологии, помогающей менеджерам и работникам получать непосредственный доступ к услугам ЧР и прочих отделов для коммуникации, отчетам о показателях труда, управлению групповой работой и обучением, не говоря уже об административных прикладных программах. Здесь можно принять на вооружение метод самообслуживания, который позволяет менеджерам и членам персонала пользоваться данными по учету кадров, обновлять их или пополнять новой информацией при условии соблюдения жесткого режима секретности.
ПЛАНИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Информационную систему можно использовать для моделирования воздействия на группы людей в организации, которое покажет изменения в количестве и структуре каждой группы и перемещения в группу, внутри нее и из группы. Такая модель рассматривает организацию с помощью системы управления персоналом, состоящей из уровней и потоков. Пользователь достаточно свободно может определять количество и тип нужных потоков, направленных либо внутрь системы, либо наружу, либо внутри нее, на каждом уровне, к ним относятся:
• входящие потоки – наем, переводы в организацию;
• исходящие потоки – переводы из организации, уход на пенсию, увольнение (неконтролируемые потери), ожидаемые в ближайшее время уходы на пенсию (контролируемые потери).
ОБЗОР И КОНТРОЛЬ ТЕКУЧЕСТИ КАДРОВ
Электронные модели дают возможность общего обзора и способствуют контролю текучести кадров. Следовательно, они могут предоставить важные данные для принятия решений в других аспектах управления человеческими ресурсами, например в политике найма, продвижении по службе, перемещениях, обучении и планировании карьеры.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ
Информационную систему можно использовать как комплексную структуру, позволяющую приводить в соответствие количество работников и потребности организации. Процесс планирования количества человеческих ресурсов, при котором выходные данные собираются в целях обработки, становится все более и более сложным в связи с повышением доступности более гибких способов организации работников. Такие способы включают универсальность (работники, способные выполнять различные задачи и не подпадающие под навязанные профсоюзом ограничения), привлечение сотрудников на основе подряда, работающих на дому или в другом учреждении (процесс, которому способствуют компьютерные сети и электронная почта), вечерние смены, большее количество работников, занятых неполный рабочий день, распределение работ и т. д.
Планирование человеческих ресурсов – это процесс согласования, который всегда использует данные, полученные в одной части процесса, чтобы повлиять на другую. Таким образом, оценка спроса и предложения работников, возможности планирования их количества, возможности в отношении гибких норм и использования труда – все это влияет на политику восполнения человеческих ресурсов, принятую в организации.
СОСТАВЛЕНИЕ ПРОФИЛЯ РАБОТНИКОВ
Составление профиля – это особый аспект планирования численности работников, связанный с приведением в соответствие штата работников и объема работ и гарантирующий, что в наличии есть требуемое количество сотрудников, чтобы справиться с колебаниями уровня активности в течение некоторого периода времени. Методы составления профиля применяются там, где объемы работ поддаются измерению, их можно достаточно точно оценить и спрогнозировать. Составление профиля может быть связано с регулированием фонда заработной платы в том смысле, что использование труда работников ограничено и зависит от финансовой сметы, плановых показателей труда и намеченного штата сотрудников.
Модели составления профилей можно использовать для того, чтобы:
• исследовать и анализировать использование труда работников;
• проверять изменение некоторых показателей в различное время года и анализировать их предсказанное воздействие на профиль занятости;
• исследовать изменения в расходах на оплату труда и другие выплаты работникам и проводить испытание на чувствительность к воздействию различных предположений, связанных с оплатой труда;
• прогнозировать будущие потребности в работниках;
• координировать во времени наем постоянных и временных работников в соответствии с прогнозом объема работ;
• корректировать фонд оплаты труда на основе уточненного прогноза уровня активности;
• регулировать фонд оплаты труда.
АНКЕТЫ И АУДИТ НАВЫКОВ
Во многих организациях считается необходимым хранить подробную информацию о навыках, компетенциях и опыте работников, которых они нанимают. Специальные анкеты можно связать с базой данных по работникам, для того чтобы иметь возможность автоматически вносить в нее сведения о любых изменениях в опыте работы или дополнительном обучении.
Информационная система способна позволять проводить периодический аудит навыков и компетенций, имеющихся у организации в наличии. Их можно соотносить с оценкой текущих и будущих потребностей, чтобы выявить зоны, где требуется принять меры к найму или обучению.
МОДЕЛИРОВАНИЕ КОМПЕТЕНЦИЙ
Моделирование компетенций сводит данные по организационному проектированию и управлению показателями труда, чтобы установить, какие навыки или компетенции требуются для выполнения определенных работ. Оно способствует принятию решений по назначениям, повышениям в должности и обучению. Анализ компетенций рассматривает и то, какие задания нужно выполнять, и то, какие компетенции требуются. Затем на компьютере можно построить профиль и сопоставить с оценками работников, занимающих данные должности, или кандидатов.
ПОДБОР ПЕРСОНАЛА
Система подбора персонала может служить для выполнения следующих задач:
• хранение данных о кандидатах;
• поиск и внесение изменений в эти данные;
• подбор резюме в соответствии с перечнем требований к кандидатам с целью составить список кандидатов для участия в конкурсе;
• выход в Интернет с целью поиска персонала;
• написание писем (связывая систему с текстовым редактором) – уведомления о получении приглашений на собеседования, предложение работы и отказы;
• управленческие отчеты, анализ откликов по СМИ и контроль затрат на подбор персонала.
Пакеты программ автоматизированного управления подбором персонала не только автоматизируют связанную с ним переписку (связывая систему с текстовым редактором), но и дают пользователям возможность мгновенно определить, кто на какую должность претендует, отслеживать процесс подбора персонала на конкретные должности, подбирать и рассматривать внутренних кандидатов.
В современных программах использование баз данных может способствовать определению профилей отбора со стандартами, по которым можно оценивать потенциальных работников, для того чтобы назначать или повышать в должности подходящих для этого людей.
Как отмечали Кеттли и Рейли, портал приема на работу выпускников «United Biscuits» – это базирующийся на компетенции инструмент предварительного отбора. Он позволяет людям в онлайновом режиме узнать подробную информацию о компании, вакансиях и возможностях карьерного роста. Заинтересовавшихся той или иной компанией приглашают пройти предварительный отбор: ввести свои личные данные, приложить информацию об успеваемости и заполнить анкету. Последняя оценивает формы поведения, ориентированные на высокие показатели труда и определяемые по 100 топ-менеджерам компании.
Если кандидаты успешно проходят этот тур предварительного отбора, им сообщают уникальный пароль, открывающий доступ на следующий уровень веб-сайта, где можно подать заявление о приеме на работу в конкретное подразделение.
УПРАВЛЕНИЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕМ
Систему можно использовать для моделирования оплаты труда, она способна осуществлять ряд действий по управлению вознаграждением. Возможно также ее применение в оценке работ.
Модели заработных плат отвечают на вопрос «что, если?», например: «Сколько нам будет стоить, если мы заплатим Х процентов этому отделу, Y процентов другому отделу и реализуем следующее специальное предложение для этих должностей?»
Кроме того, с помощью системы можно:
• проводить анализ и создавать отчеты о средней заработной плате или распределении заработных плат по должности, образованию, возрасту или трудовому стажу;
• вычислять сравнительные коэффициенты, которые показывают, насколько средняя заработная плата в некоторой сфере отличается от контрольной;
• вычислять влияние отсева работников;
• способствовать оценке работ;
• прогнозировать будущие расходы на оплату труда на основе предположений о численности, продвижении по службе и уровнях оплаты;
• проводить обзоры оплаты труда с созданием бланков для обзора, анализом проектов бюджета и исчислением затрат на оплату в соответствии с показателями работы, основываясь на различных предположениях о суммах и распределении вознаграждений внутри бюджета;
• предоставлять линейным менеджерам информацию, которая будет помогать принимать решения об оплате труда;
• создавать инструкции по регулированию оплаты труда, а также составлять письма работникам, информирующие их о повышении заработной платы.
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ТРУДА
Информационная система может помочь в осуществлении управления показателями труда путем создания формы, проведения анализа и составления отчетов по результатам обзоров показателей труда, показывающих распределение работников с различным уровнем потенциала или уровнем показателей труда и выявляющих работников с определенными навыками или особыми перспективами. Эта система может быть связана с другими в целях обеспечения широкой основы для разработки и реализации различных аспектов политики управления человеческими ресурсами.
ОРГАНИЗАЦИЯ ОБУЧЕНИЯ (ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРОВ В ОБУЧЕНИИ)
Для организации обучения систему можно использовать следующим образом:
• накапливать в базе данных основанные на компетенциях учебные модули, которые дают возможность преподавателям и тренерам выбирать соответствующие модули или комбинировать их для удовлетворения определенных потребностей в обучении;
• анализировать рекомендации по обучению, содержащиеся в отчетах по обзорам показателей труда, чтобы выявить коллективные и индивидуальные потребности в обучении;
• определять подходящие учебные курсы, которые удовлетворяют потребности в обучении;
• планировать внешние курсы обучения;
• информировать работников о планируемых курсах;
• обрабатывать корреспонденцию по учебным курсам;
• накапливать данные о стандартных или разработанных по индивидуальному заказу программах вводного, регулярного обучения и повышения квалификации, включающие учебные планы, рассылку материалов, ответственность за проведение обучения, оценочные процедуры и табели успеваемости;
• создавать инструкции и руководства для всех, кто проводит или проходит внутренние программы обучения;
• сохранять табели успеваемости и контролировать соответствие достижений целям обучения;
• создавать отчеты, в которых резюмируется текущая и планируемая учебная деятельность, исчисляя выходные данные после прохождения учебных программ, – это может быть связано с моделями планирования человеческих ресурсов, включая модели, предназначенные для определения входных данных об учащихся, необходимых для составления учебных планов;
• производить учет и контроль расходов на обучение в соответствии с бюджетом.
Компьютеры также могут быть средством обучения.
УПРАВЛЕНИЕ КАРЬЕРОЙ
Система может помогать в реализации политики управления карьерой и процедур, охватывающих и планирование карьеры, и повышение квалификации руководителей. Система осуществляет это посредством анализа развития работников и сравнения результатов такого анализа, во-первых, с оценкой потребностей организации, которую дают модели планирования человеческих ресурсов, и, во-вторых, с выходными данными системы управления показателями труда.
КОНТРОЛЬ ОТСУТСТВИЯ
Контроль отсутствия можно производить с помощью автоматизированных систем регистрации времени прихода на работу и учета отсутствия, которые:
• регистрируют время прихода или ухода с работы и фактически отработанное время;
• дают работникам возможность фиксировать время, затраченное на выполнение конкретной работы;
• запрашивают у работников объяснения о причинах опоздания, раннего ухода или отсутствия в течение рабочего дня;
• могут быть связаны с системой учета заработной платы в целях исчисления заработной платы и премий и с системой учета гибкого рабочего времени;
• обеспечивают руководителей групп ведомостями, в которых указана продолжительность работы и причины отсутствия.
Новейшие системы выводят данные регистрации прихода или ухода с работы прямо на экраны компьютеров руководителей групп, чтобы они могли незамедлительно получать информацию о том, сколько человек присутствует на рабочих местах, и о случаях опозданий.
КОНТРОЛЬ РАВЕНСТВА ВОЗМОЖНОСТЕЙ
Система может содержать данные об этническом составе работников организации. Эту информацию она анализирует с целью получения данных о распределении представителей национальных меньшинств по профессиям, уровню квалификации, возрасту, трудовому стажу и местоположению. Такой анализ покажет общую долю работников, относящихся к национальным меньшинствам, по сравнению с долей на каждом квалификационном уровне. Подобные статистические данные можно получить в отношении мужчин и женщин. Анализ можно расширить и охватить динамику карьерного роста, разделив результаты общего анализа для сравнения карьерного роста мужчин и женщин из различных этнических групп.
ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ
Программное обеспечение, использующее средства искусственного интеллекта, или экспертные системы представляют собой компьютерные программы, содержащие знания о конкретных областях человеческой деятельности и накопленном опыте; они посредством связей и правил, встроенных в систему, могут помочь в решении проблем управления человеческими ресурсами. В отличие от баз данных, которые хранят, классифицируют, обрабатывают и представляют часть информации, экспертные системы хранят, классифицируют, обрабатывают и представляют список менеджеров со знаниями управленческой практики, не требующих дополнительного обучения.
Экспертные системы разрабатывались в процессе инженерии знаний, который начинался с баз знаний, содержащих факты и массу специальных знаний («эвристики» или эмпирических определений) об использовании этих фактов. Эти «определения» дают возможность принимать решения на основе фактической информации, представленной в компьютере. Таким образом, фактом может быть информация о текучести кадров в течение последних трех лет, а эмпирическим определением – метод, посредством которого можно предсказать текучесть на следующие три года. Обрабатывает факты и определения то, что называют «механизмом умозаключений», который решает проблемы или дает прогнозы, а результаты этого процесса представлены пользователю в «пользовательском интерфейсе».
Экспертная система может составлять список кандидатов на повышение в должности, используя информацию из базы данных. Если требуется больше информации, она попросит пользователя ответить на вопросы. Она будет также отвечать на запросы пользователя о том, почему названы конкретные кандидаты, представляя данные о квалификации, результатах аттестации и т. п.
То, что можно приблизительно назвать экспертными системами, также применяется в прикладных программах для проведения оценки работ, где системы могут использовать базу данных по анализу и оценке работ для предоставления логичного заключения. Это делается следующим образом:
• определяются критерии оценки;
• компьютер программируется задавать соответствующие вопросы, рассматривающие каждый рабочий фактор, чтобы сделать возможным применение критерия оценки, – сюда относится анализ структурированных опросных листов, которые были специально разработаны для облегчения методичного сбора и анализа данных;
• последовательно применяются критерии и определяется оценка по фактору для данной работы;
• распределяются работы по классам и категориям;
• сохраняется информация в памяти компьютера, чтобы ее в любое время можно было открыть или распечатать.
ПРОВЕРКА РАБОТЫ СИСТЕМЫ
По мнению Д. Робинсона (1999), следует проводить периодические проверки работы системы, для того чтобы получить ответы на следующие вопросы:
• Эффективно ли используется система?
• Есть ли препятствия для эффективного использования системы?
• Эта технология дает менеджерам новые возможности или просто диктует им, что делать?
• Есть ли в системе что-то, что вызывает недовольство отдела ЧР, высшего руководства или линейных менеджеров?
• Есть ли какие-нибудь погрешности данных?
• Являются ли отчеты точными, полезными и применимыми при принятии решений?
• В чем состоит функциональность системы? Что система делает и насколько хорошо она это делает? Какие дополнительные функции могут быть полезны?
• Насколько эффективны связи системы, использование данных в различных приложениях?
